L'Assistant(e) Administratif en Concession Automobile assure l'accueil des clients et visiteurs, la gestion des dossiers administratifs liés aux ventes et aux services, ainsi que la réalisation des devis et des factures. Il/elle soutient également les activités quotidiennes de la concession par diverses tâches de secrétariat.
Les missions
Accueil Physique et Téléphonique : Accueillir les clients et visiteurs à leur arrivée à la concession de manière professionnelle et courtoise.
Répondre aux appels téléphoniques, filtrer les appels, transférer les demandes aux services concernés et prendre des messages si nécessaire.
Fournir des informations de base sur les véhicules, les services proposés, et orienter les clients vers les départements appropriés.
Gestion et Suivi des Dossiers Administratifs : Organiser, classer et archiver les documents administratifs relatifs aux ventes, aux services et aux réparations.
Assurer la mise à jour régulière des dossiers clients et des bases de données.
Suivre les échéances, les relances administratives et les demandes en cours.
Réalisation de Devis et Factures : Préparer les devis pour les clients concernant les ventes de véhicules, les réparations et les services additionnels.
Émettre les factures clients, gérer leur suivi et effectuer les relances nécessaires en cas de retard de paiement.
Collaborer avec le service comptabilité pour assurer le traitement des paiements et des encaissements.
Tâches de Secrétariat : Rédiger, corriger et mettre en forme des documents divers tels que des courriers, des rapports, des comptes rendus, etc.
Gérer l’agenda et organiser les rendez-vous et les réunions pour la direction ou les responsables de service.
Support Opérationnel : Assister les équipes de vente et de service dans diverses tâches administratives et opérationnelles.
Participer à la préparation et à l’organisation des événements internes ou des promotions spéciales.
Préparer des rapports et des présentations pour les réunions de l’équipe ou la direction.
Profil recherché
Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Rigueur et attention aux détails.
Proactivité et sens de l’initiative.
Capacité à travailler en équipe et à maintenir une bonne relation avec les clients et les collègues.