L'Assistant Administratif chez un fournisseur d'énergie soutient les activités administratives et opérationnelles de l'entreprise en garantissant un fonctionnement fluide du bureau dans le cadre du BTS GPME. Il/elle est responsable de l'accueil des visiteurs, de la gestion des documents administratifs, de la réalisation des devis et des factures, ainsi que de diverses tâches de secrétariat.
Les missions
Accueil Physique et Téléphonique : Accueillir les visiteurs et les clients de manière professionnelle et courtoise.
Répondre aux appels téléphoniques, filtrer les appels, transférer les demandes aux services concernés et prendre des messages.
Gestion et Suivi des Dossiers Administratifs : Organiser, classer et archiver les documents administratifs et les dossiers clients.
Mettre à jour les bases de données clients et les dossiers de l'entreprise.
Assurer le suivi des demandes et des dossiers en cours, en veillant à leur traitement dans les délais impartis.
Réalisation de Devis et Factures : Préparer les devis pour les clients en fonction des demandes reçues et des spécifications des produits.
Émettre les factures, gérer leur suivi et effectuer les relances en cas de retard de paiement.
Collaborer avec le service comptabilité pour assurer le traitement des paiements et des encaissements.
Tâches de Secrétariat : Rédiger, corriger et mettre en forme des documents tels que des courriers, des rapports et des comptes rendus.
Gérer l’agenda de l'équipe, organiser les rendez-vous et les réunions.
Commander et gérer les fournitures de bureau et veiller à la bonne organisation du bureau.
Support Opérationnel : Assister les équipes internes dans diverses tâches administratives et opérationnelles.
Participer à la préparation et à l’organisation des événements internes ou des promotions spéciales.
Préparer des rapports et des présentations pour les réunions d’équipe ou pour la direction.
Profil recherché
Polyvalence et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
Rigueur et attention aux détails.
Proactivité et sens de l’initiative.
Capacité à travailler en équipe et à maintenir une bonne relation avec les clients et les collègues.